Dans cette version, nous nous sommes attachés à améliorer la lisibilité et la fluidité d’utilisation de notre logiciel et à imaginer de nouvelles fonctionnalités.
La notion de Créneau proposé permet de réserver un créneau pour un contact en attente d’accepter la proposition de créneau. De plus, cette version apporte une clarification entre un RDV associé à une fiche contact et un Créneau bloqué pouvant se transformer en RDV. Enfin, d’autres améliorations concernent la gestion des listes.
Sommaire
Découvrez les sujets abordés dans cette page :
- Réorganisation de la fenêtre de prise de RDV
- Prendre un RDV : améliorations de la prise de RDV dans l’agenda
- Créneau proposé : nouvelle fonctionnalité pour réserver un créneau à un contact
- Créneau bloqué : nouvel onglet et fonctions avancées
- Gestion de listes : évolutions pratiques et priorités
- Autres améliorations
Réorganisation de la fenêtre Prendre un RDV
La fenêtre de prise de RDV a été réorganisée pour différencier les actions de prise de RDV de celles qui bloquent un créneau, mais aussi pour afficher encore plus efficacement les événements passés ou en cours liés à un contact.
NOUVEAU : Deux onglets pour deux fonctions différentes
Dans la fenêtre de prise de RDV, 2 onglets vous sont désormais proposés : Prendre un RDV ou Bloquer un créneau.
Aperçu des 2 onglets dans la fenêtre de prise de RDV.
Prendre un RDV : les améliorations
Après avoir cliqué sur un Motif de RDV pour rechercher un créneau disponible, la fenêtre de prise de RDV s’ouvre par défaut dans l’onglet Prendre un RDV.
Dans la colonne de droite, nous avons regroupé toutes les informations liées au Contact. Elles permettent de guider la personne qui prend RDV avec, dans l’ordre : un résumé de la fiche Contact, les RDV à venir, les RDV passés, consignes de prise de RDV.
Renseigner un contact est désormais impératif lorsqu’on prend un RDV. En effet, il convient de prendre un RDV pour une personne.
Lorsque cet icone s’affiche, il indique désormais que toutes les conditions sont réunies pour autoriser l’envoi de SMS de rappel de RDV.
Nous rappelons ici les 3 conditions :
- le service rappel par SMS est activé,
- l’icone a été coché lors de la prise de RDV ou pré-coché dans le Motif de RDV,
- un numéro de téléphone portable est renseigné dans le champ Mobile de la fiche contact.
Détail de l’onglet Prendre un RDV dans la fenêtre de prise de RDV
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Créneau Proposé : nouvelle fonctionnalité pour réserver un créneau à un contact
Le Créneau proposé peut être utilisé lorsque vous souhaitez avancer un RDV, proposer un créneau de dernière minute ou bien proposer un créneau à un patient de la liste d’attente. Si vous n’avez pas réussi à le joindre, vous laissez un message sur sa boîte vocale et vous attendez qu’il vous rappelle pour accepter ou non le créneau en question. Le Créneau proposé est gardé le temps nécessaire avec la possibilité d’activer un délai d’expiration automatique. Toutes les notifications sont désactivées sur un Créneau proposé. Lorsque le contact accepte, il suffit de convertir le créneau en RDV.
On procède comme pour un RDV, vous occupez le créneau en choisissant un motif de RDV et un Contact, et après avoir laissé un message vocal, vous cochez « Enregistrer comme Créneau proposé ». Vous pouvez également choisir un délai d’expiration automatique. Le créneau affichera l’icone d’un sablier pour spécifier qu’il s’agit d’un statut spécifique.
Juste après avoir posé un Créneau proposé ou lors de relances, il vous est possible d’indiquer de manière suivie toutes les actions menées pour joindre le contact. Chaque action est horodatée et le nom de l’utilisateur qui a fait l’action s’affiche.
Tous les Créneaux proposés se retrouveront automatiquement dans une nouvelle liste afin que vous puissiez suivre de près les différentes propositions de créneaux.
Lorsque vous aurez le contact au téléphone, vous pourrez convertir le Créneau proposé en RDV, et ce, en un clic. Si le contact ne confirme pas, soit vous supprimez le Créneau proposé, soit il s’annulera automatiquement au-delà du délai d’expiration.
Différent du statut Attente de confirmation
Le créneau proposé n’est pas à confondre avec le statut Attente de confirmation : en effet, ce statut se met sur un RDV déjà accepté par le contact. Il indique que le secrétariat attend la confirmation du contact attestant qu’il va honorer son RDV (au préalable, ce RDV a bénéficié d’un rappel suite auquel le contact doit appeler pour confirmer sa venue).
Poser un Créneau proposé, assurer un suivi des actions, le convertir en RDV
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Créneau bloqué : nouvel onglet et fonctions avancées
Pour faciliter la fluidité des échanges entre un praticien et son secrétariat, nous avons imaginé une notion de Créneaux bloqués avancée. Un ou plusieurs créneaux bloqués successifs sont posés dans l’agenda avec des finalités très différentes :
- soit pour indiquer un créneau ou une série de créneaux utilisables pour des rendez-vous particuliers (par exemple créneau réservé au praticien ou créneaux d’urgences).
- soit pour signifier que durant une période vous n’êtes pas disponible pour tout RDV (raison personnelle ou professionnelle),
On utilise désormais l’onglet Créneau bloqué dans la fenêtre de prise de RDV. L’utilisation de Modèles de Créneau bloqué, par défaut ou personnalisés, est conseillée pour que le paramétrage des options corresponde au besoin. Un Créneau bloqué n’est pas associé à une fiche contact, il empêche la prise de RDV en ligne ou la recherche de disponibilités.
Si un Créneau bloqué est utilisable pour être transformé en RDV, il suffira de cliquer sur « Convertir en RDV » et renseigner un contact.
Une simple suppression de Créneaux bloqués permet de rouvrir des disponibilités dans un agenda.
Des modèles courants sont configurés par défaut, mais il est possible de les personnaliser ou d’en créer de nouveaux.
Poser un créneau bloqué, le convertir en RDV, personnaliser les modèles de créneaux bloqués.
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